28.5.06

HACIA LA EFICIENCIA (AGILIZACIÓN) DEL SISTEMA DE REEMBOLSOS MÉDICOS EN EL SERVICIO DE BIENESTAR INSTITUCIONAL (SBI)






AUTOR: HUGO MORALES VERA.
Profesor de Estado y Magíster en Gerencia Pública










SINTESIS

  1. Tenemos un SBI que realiza los reembolsos médicos con excesiva lentitud.
  2. Se propone descentralizar el ingreso de la información en 14 puntos del país, a través de un sistema en línea.
  3. En corto plazo, generar un reembolso en tiempos prudentes para los beneficiarios.




DIAGNOSTICO: Un servicio de bienestar eficaz.

A partir del 28 de marzo del 2001, con la publicación en el diario oficial, del Reglamento del SBI, se echa a andar una institución interna de gran demanda y ansiada necesidad de parte de los funcionarios del Mineduc. Ésta ha venido a cubrir grandes necesidades de sus asociados, hoy con más de 2.800 socios, es decir el 86.1% de los funcionarios del Mineduc. Una encuesta de satisfacción usuaria aplicada aleatoriamente a los socios de la RM, me respalda para afirmar que, si bien es cierto, los socios se sienten satisfechos en los tipos de servicios en que son cubiertos, consideran que el gran problema del SBI son los tiempos de respuesta. En consecuencia, nos encontramos frente a un SBI eficaz, pero no eficiente. En efecto, afirmaciones como: “Muy centralizada”, Necesito reintegros rápidos”, “Lentitud en los reembolsos”, “Poco expedito”, “Burocrático”, etc., son recurrentes al preguntarle a los socios ¿Cuál es el principal problema de Bienestar? Si el problema se cuantifica, en atención a los datos levantados en este estudio, nos arroja los siguientes resultados:

En consecuencia, estamos frente a un servicio de bienestar eficaz, es decir, cumple con sus propósitos, pero sin consideración de tiempos. Los socios valoran positivamente los servicio que reciben desde los reembolsos médicos u otros tipos de ayuda, sin embargo, se sienten desanimados por la lentitud en los tiempos de respuesta, toda vez que estas ayuda son consideradas, por muchos socios, como complementos remunerativos, en muchos casos, para cubrir sus propios gastos, dentro del mes calendario. Se requiere entonces un SBI eficiente, es decir, cumplir con los propósitos del SBI, como se hace, pero en el menor tiempo posible.


PROPÓSITOS GENERAL: HACIA LA EFICIENCIA DEL SBI

Diseñar y poner en práctica un sistema de gestión de pagos de reembolsos médicos, descentralizado, por los menos, en 14 puntos a lo largo del país, con ayuda de un sistema informático.

Hoy el SBI cuenta con una completa red de coordinadores regionales y provinciales, ellos han actuado principalmente como sucursal de sistema administrativo que opera los reembolsos médicos, basado en el conducto regular tradicional del Mineduc. Esta misma red de profesionales que destinan “parte de su tiempo” a la operación administrativa del sistema vigente, serían los que, una vez capacitados, operarían el nuevo sistema administrativo informático, que permitiría reducir drásticamente los tiempos de respuesta a los socios.
El Mineduc cuenta con computadores conectados, lo que permitiría, con la instalación del software adecuado, operar en línea las solicitudes de los socios desde el punto de red en la región respectiva.
Este software debería contemplar entro otros temas:
· El registro de las cuotas al día que exigen los estatutos para poder impetrar el beneficio de la totalidad de los socios, a través de una conexión con el sistema de remuneraciones del personal del Mineduc, con el fin de evitar poner una fotocopia de la liquidación de sueldo, cada vez que el socio requiere un beneficio (recuérdese que muchas veces se han devuelto solicitudes porque el socio puso la fotocopia de una liquidación de sueldos atrasada).
· Una completa base de datos con los antecedentes que se requieren para la toma de decisiones de los servicios que proporciona el SBI, tales como registro de las cargas familiares, las que debería ser ingresada en la región respectiva y resguardando copia de la resolución en la coordinación referida (recuérdese que se devuelven las solicitudes que no acompañan copia de la resolución de la carga vigente)
En todo caso, la construcción de un sistema de operación administrativa para este efecto, es necesario crearlo con los insumos que deberían aportar los ejecutores actuales del sistema, pues son ellos, los que manejan, no sólo las necesidades para entregar un servicio eficiente, sino también cuentan con la información de los principales problemas con que se encuentran para proporcionar los servicios.
En una primera etapa es pertinente capacitar 14 funcionarios del SBI instalado en regiones, los que, una vez recepcionada la solicitud, deberán ingresar al programa computacional los antecedentes requeridos de acuerdo al reglamento, susceptibles de un reembolso médico. Los antecedentes en original deberán ser cautelados en cada coordinación o punto de reembolso. En este contexto el SBI central se convierte en una oficina matriz que genera las autorizaciones de pago con los antecedentes proporcionados en línea. El responsable administrativo de esta delegación, son los coordinadores regionales quienes deberán velar porque los antecedentes mostrados por el socio son fidedignos, guardando el respaldo en original en el respectivo punto de reembolso en la región. El SBI deberá cautelar, a través de la incorporación de supervisores al sistema, para que visiten las regiones verificando que la información proporcionada en línea, por los responsables regionales, cuenta con el respaldo en original respectivo y se ajustan a los datos ingresados.
Esta iniciativa no cuenta con costos adicionales para el SBI, consiste en la reutilización de los recursos materiales (computadores) y y la reasignación de funciones a los Recursos Humanos ya instalados, en la medida que los coordinadores regionales, tendrían una función distinta. En una primera etapa, la licitación del software que se requiere para operar esta iniciativa necesitaría financiamiento, que puede ser solicitado al mismo Mineduc.[1]
De esta manera, entonces, los resultados esperados, a corto plazo, son la entrega de los reembolsos médicos, en un tiempo prudente. Los resultados proyectados, a largo plazo, no más de un año, son una entrega inmediata en la respectiva región siempre que el socio cuente con los respaldos respetivos.

[1] El artículo 7 letra a) indica que, deberá: “Informar a la Superioridad de la Institución los requerimientos de infraestructura y bienes que, en general, sean necesarios para el uso y funcionamiento del Servicio de Bienestar….”


19.5.06

QUÉ ES EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO DE BIENESTAR INSTITUCIONAL

En el título dos, artículo tres, del reglamento, se encuentran contenidas la composición del Consejo de Administración del SBI:
La Administración del Servicio corresponderá a un Consejo Administrativo, que estará integrado por los siguientes miembros:
a) El Subsecretario de Educación o la persona que éste designe en su reemplazo, quién lo presidirá;
b) El Jefe del Departamento de Administración General del Ministerio de Educación;
c) El Jefe de Recursos Humanos o de Personal del Ministerio de Educación;
d) Un abogado del departamento Jurídico del Ministerio de Educación, designado por el Jefe de dicho Departamento; y
e) Cuatro (4) representantes de los afiliados, uno de los cuales será designado por la Asociación de Funcionarios, de acuerdo a lo dispuesto en el inciso 3° del artículo 18 del Reglamento General, cuando proceda.
El Jefe del Servicio de Bienestar actuará como Secretario del Consejo, teniendo en él solamente derecho a voz.
Los representantes titulares y suplentes de los afiliados durarán dos años en sus cargos, pudiendo ser reelegidos únicamente por otro periodo.
PRINCIPALES FUNCIONES SON:
De acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento General para los Servicios de Bienestar de la Administración Pública, las principales funciones del Consejo Administrativo, son las siguientes:
a) Velar por la correcta administración y aplicación de los fondos del Servicio de Bienestar.
b) Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos.
c) Aprobar el balance.
d) Fijar monto de la cuota social y montos de todos los beneficios.
e) Estudiar y sugerir convenios.
LAS ELECCIONES:
En las elecciones del 16 de Junio, podrán votar todos afiliados al Servicio de Bienestar con su cuota social al día del mes de mayo de 2006.
Los representantes titulares y suplentes de los afiliados en el Consejo Administrativo serán elegidos en votación directa, secreta e informada, en conformidad con las normas establecidas en un reglamento interno, sin distinción de estamentos.
Cada funcionario votará por una sola persona y se elegirán como representantes titulares de los afiliados a quienes obtengan en cada caso las más altas mayorías relativas. (Art.4)

This page is powered by Blogger. Isn't yours?